V informacijski dobi za mnoga podjetja največjo vrednost predstavljajo podatki, ne več izdelki ali celo gotovina. Se pa tudi pri informacijah pojavljajo pomisleki v zvezi z varnostjo, zato je treba najti dobre rešitve za varno shranjevanje pomembnih poslovnih informacij, hkrati pa moramo zagotoviti tudi dostop do teh podatkov, da jih lahko obdelujemo in optimalno izkoristimo. Na srečo imamo pri tem na voljo razna orodja, ki jih ponuja sodobna tehnologija.
Elektronski arhiv
Praktično vsako podjetje že uporablja kakšno obliko elektronskega arhiva. V osnovi gre za shranjevanje podatkov na spletu, kar samo po sebi ni tako impresivno, je pa lahko e-arhiv tudi bistveno bolj kompleksen sistem, ki ponuja mnoge napredne funkcionalnosti. V vsakem primeru pa je pomembno predvsem to, da je poslovna inteligenca v elektronskem arhivu na varnem, česar včasih ne moremo preprosto doseči – podatki morajo biti na voljo vsem uporabnikom v omrežju in dostopni tudi prek spleta, s tem pa obstaja možnost prestrezanja podatkov. Nadalje so v večjih podjetjih, pa tudi v manjših, pogosta težava različne verzije datotek, izgubljeni ali izbrisani zapisi in podobne nevšečnosti – e-arhiv odpravlja tudi te, če izberemo pravo rešitev na tem področju.
Napreden e-arhiv dopolnjuje varno hranjenje poslovnih podatkov z mnogimi drugimi funkcionalnostmi, ki omogočajo, da je poslovna inteligenca res uporabna. Če se podatki preprosto izgubijo nekje v spletnem arhivu, nam ne bodo nič koristili, potrebujemo dostop za ogledovanje in urejanje datotek, dober e-arhiv pa že samodejno pripravlja preglede in poročila, omogoča sortiranje informacij, različne prikaze, razvrščanje in urejanje podatkov. Pravzaprav gre za vsestransko orodje, s katerim bo postala poslovna inteligenca ključni adut podjetja pri pridobivanju prednosti na konkurenčnem trgu.
Na varnost pri shranjevanju poslovnih informacij ne smemo pozabiti, a pri izbiri orodij za shranjevanje podatkov pomislimo tudi na druge funkcionalnosti, ki jih lahko pri tem izkoristimo. Na srečo imamo veliko zelo privlačnih opcij.
